Schéma GED

OBJECTIFS

 

La Gestion Electronique de Documents (GED) permet d’échanger des documents qui seront centralisés et consultables, voire modifiables, selon les droits des utilisateurs. Elle permet un accès efficace à l’information

Grâce à la GED, vous pourrez stocker vos fichiers volumineux et partager vos documents simplement  en envoyant par mail un lien sécurisé.

DESCRIPTION

Les documents sont disponibles immédiatement auprès des personnes autorisées grâce à un contrôle des droits d’accès, au bon moment et en tout lieu. Vous ne perdrez plus de temps à les retrouver, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés. Les versions des documents sont enregistrées, vous disposerez ainsi de la dernière en date avec un accès à l’historique des modifications.

Ce service vous permettra également d’accéder à des documents partagés via des fonctions de recherche et de navigation, mais aussi de constituer des dossiers.

Grâce à la Gestion Electronique de Documents, la communication entre collaborateurs devient plus fluide et la gestion de vos documents facilitée.

Les intérêts principaux sont les suivants :

Pour l’utilisateur :

- réduire le temps et les difficultés de recherche de l’information ;
- partager une documentation organisée, accessible et à jour ;
- favoriser la diffusion de l’information : la GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément.

 

 

 

Pour l’organisation :

- disposer d’un système d’information performant et efficace ;

- maîtriser les coûts, les délais de mise à disposition et la qualité des informations documentaires ;

- réduire les espaces de stockage des documents papier grâce à la dématérialisation ;

- développer le travail collaboratif et la valorisation des informations : plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les mêmes documents et les enrichir au fur et à mesure de l’avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer ;

- répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.